SISTEM INFORMASI PEMELIHARAAN KENDARAAN DENGAN METODE PREVENTIVE REPLACEMENT

 (STUDI KASUS : TOP TRAVEL PALEMBANG)

                                                  Haryono ¹, Vivi Sahfitri ² , Suyanto ³

Mahasiswa Universitas Bina Darma ¹,  Dosen Universitas Bina Darma ²

Jalan Jenderal Ahmad Yani No.12 Palembang

Pos-el : aryoday7@gmail.com¹ , vivi_sahfitri@mail.binadarma.ac.id² , suyanto@mail.binadarma.ac.id³

 

Abstract : The problems that occur in the TOP Travel Palembang today is the difficulty in scheduling monitoring service vehicles. With so many components to do the replacement scheduling and controlling a vehicle mileage and wear parts as well as view of the large number of vehicles that need to be controlled, the need for an information system to aid scheduling of maintenance. Types of treatments performed by TOP Travel Palembang treatment or prevention of damage called preventive maintenance. The design of application programming PHP and for the preparation of reports used Crystall Report, as well as database development using MySQL. Methods of analysis and design systems using the object-oriented approach (OOAD), which aids used in the design or visual modeling is UML diagrams, so that the existence of such modeling will assist and facilitate the development of a database and program

Keywords : Vehicles, Preventive, Maintenance

Abstrak :  Permasalahan yang terjadi pada TOP Travel Palembang saat ini adalah sulitnya dalam melakukan monitoring penjadwalan service kendaraan. Dengan banyaknya komponen yang harus dilakukan penjadwalan penggantian dan pengontrolan jarak tempuh kendaraan serta waktu pakai suku cadang serta melihat dari banyaknya jumlah kendaraan yang harus dikontrol maka diperlukannya suatu sistem informasi untuk membantu penjadwalan perawatan. Jenis perawatan yang dilakukan oleh TOP Travel Palembang dengan perawatan pencegahan kerusakan atau yang disebut  preventive maintenance. Perancangan ini menggunakan aplikasi pemrograman php dan untuk pembuatan laporan–laporan digunakan Crystall Report, serta pembangunan database dengan menggunakan MySql. Metode menggunakan analisis dan perancangan sistem dengan pendekatan berorientasi objek (OOAD), dimana alat bantu yang digunakan dalam perancangan atau pemodelan secara visual adalah UML diagram, sehingga dengan adanya pemodelan tersebut akan membantu dan mempermudah dalam pembuatan database dan program.

 Kata Kunci : Kendaraan, Preventive, Maintenance.

 

      1. PENDAHULUAN

                Dewasa ini ilmu pengetahuan dan teknologi informasi mengalami perkembangan yang sangat pesat. Banyak perusahaan-perusahaan swasta, instansi-instansi pemerintah yang menggunakan teknologi informasi untuk membantu kegiatan operasionalnya. Pengolahan data, informasi dan sumber daya perusahaan  dengan menggunakan teknologi informasi dapat membantu untuk meminimalkan pengeluaran perusahaan serta meningkatkan kinerja dan performa perusahaan.

            TOP Travel Palembang merupakan sebuah perusahaan otobus dengan armada kendaraan ringan jenis minibus beroperasi dengan wilayah trayek antar kota antar provinsi wilayah Sumatera Selatan dan Jambi. Saat ini perusahaan memiliki kurang lebih 200 unit armada dengan berbagai merek dan jenis. Dengan wilayah kerja yang meliputi Lampung, Sumatera Selatan, Jambi, Pekanbaru, Sumatera Barat dan Bengkulu maka PT Top Travel memiliki beberapa perwakilan. Tidak semua perwakilan memiliki bengkel untuk perawatan ataupun perbaikan kendaraan. Perawatan kendaraan terutama untuk mesin dilakukan pada perwakilan yang memiliki bengkel.

Guna meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan TOP Travel Palembang selalu menjaga performa dan kualitas kendaraan demi kelancaran perjalanan sehingga jadwal keberangkatan dan kedatangan sesuai dengan waktu yang ditentukan. Dengan rutinitas kendaraan yang digunakan hampir setiap hari melakukan perjalanan maka diperlukan penanganan khusus untuk perawatannya agar performa kendaraan tetap terjaga jika tidak maka mesin akan cepat mengalami kerusakan.

Permasalahan yang terjadi saat ini adalah sulitnya dalam melakukan monitoring penjadwalan service kendaraan. Saat ini pengemudi kendaraan tidak memperhatikan perawatan mobil terutama masalah penggantian suku cadang yang memiliki batas pemakaian dengan jangka waktu atau jarak tertentu. Sebagai contoh pemakaian oli seperti oli mesin, oli gardan dan oli perseneling yang sering kali belum diganti sedangkan jarak tempuh sudah melewati batas penggantian, demikian juga penggantian filter oli, filter bahan bakar, fan belt, wipper dan lain-lain jika sudah melewati masanya belum diganti maka akan mengakibatkan kerusakan pada komponen mobil.

Dengan banyaknya komponen yang harus dilakukan penjadwalan penggantian dan pengontrolan jarak tempuh kendaraan serta waktu pakai suku cadang serta melihat dari banyaknya jumlah kendaraan yang harus dikontrol maka  diperlukannya suatu sistem informasi untuk membantu penjadwalan perawatan. Jenis perawatan yang dilakukan oleh TOP Travel Palembang dengan perawatan pencegahan kerusakan atau yang disebut  preventive maintenance.

            Pengambilan keputusan dalam menentukan interval preventive maintenance berdasarkan target reliability yang dirancang dalam suatu program bertujuan untuk tercapainya penghematan biaya. Perancangan ini menggunakan aplikasi pemrograman dan untuk pembuatan laporan–laporan digunakan Crystall Report, serta pembangunan database dengan menggunakan MySql. Sebelum melakukan pemrograman, terlebih dulu dilakukan langkah analisis dan perancangan sistem dengan pendekatan berorientasi objek (OOAD), dimana alat bantu yang digunakan dalam perancangan atau pemodelan secara visual adalah UML diagram, sehingga dengan adanya pemodelan tersebut akan membantu dan mempermudah dalam pembuatan database dan program.

   Untuk itu penulis mengangkat permasalahan diatas ke dalam penelitian dengan judul “Sistem Informasi Pemeliharaan Kendaraan dengan Metode Preventive Replacement” dengan studi kasus pada TOP Travel Palembang.

2.  METODOLOGI PENELITIAN

2.1  Waktu dan Tempat

Penelitian dilakukan selama 4 (empat) bulan mulai bulan Maret hingga Juni 2014 dengan tempat penelitian di TOP Travel Palembang.

2.2  Sistem Informasi

Sistem informasi menurut Whitten (2004) adalah pengaturan orang, data, proses dan teknologi informasi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyediakan sebagai output informasi yang diperlukan untuk mendukung suatu organisasi. 

Sedangkan menurut teori Mc Leod (2001), dijelaskan bahwa “Sistem adalah suatu totalitas himpunan bagian-bagian yang satu sama lain berinteraksi dan bersama-sama beroperasi mencapai suatu tinjauan tertentu di dalam suatu lingkungan. Sistem merupakan suatu kesatuan (entity) yang terdiri dari bagian-bagian (sub-sistem) yang saling berkaitan dengan tujuan untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.

         Dari teori di atas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan kumpulan proses yang saling berinteraksi yang terjadi pada suatu organisasi atau perusahaan guna mendukung organisasi atau perusahaan dalam mencapai tujuannya.

2.3   Metode Pengumpulan Data

1. Pengamatan (Observasi): Yaitu metode pengumpulan data dengan pengamatan dan pencatatan secara langsung yang dilakukan di lokasi penelitian yaitu pada TOP Travel kantor Palembang khusunya pada bagian perawatan kendaraan / maintenance.
2. Wawancara (Interview) : Yaitu dengan mendapatkan data-data secara langsung dari sumber yang mengerti sehubungan dengan pengamatan, penulis bertanya langsung dengan pihak-pihak yang terkait antara lain staf, driver dan mekanik.
3. Studi Pustaka : Metode yang dilakukan adalah dengan mencari bahan yang berkaitan atau mendukung dalam penyelesaian masalah melalui buku-buku, majalah, dan internet yang erat kaitannya dengan masalah yang sedang dibahas. Buku-buku dan brosur-brosur di dapat langsung dari tempat penelitian sedangkan buku-buku lain penulis mendapatkannya dari perpustakaan dan beberapa toko buku.

2.4    Metode Pengembangan Sistem

Metode yang digunakan untuk pengembangan perangkat lunak adalah metode sekuensial linier yang disebut siklus kehidupan klasik atau waterfall model (model air tejun). Sekuensial linier mengusulkan sebuah pendekatan kepada perkembangan perangkat lunak yang sistematik sekuensial yang dimulai pada tingkat dan kemajuan sistem pada seluruh rekayasa dan pemodelan sistem, analisis kebutuhan perangkat lunak, perancangan sistem (design), pembuatan kode (coding), pengujian (testing) (Pressman, 2002 : 36). Metode sekuensial linier melingkupi aktivitas-aktivitas sebagai berikut :

1.      Rekayasa dan Pemodelan Sistem 

Rekayasa dan pemodelan sistem menyangkut pengumpulan kebutuhan pada tingkat sistem serta informasi yang mencakup pengumpulan kebutuhan atau pengumpulan data.

2.        Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak

Tahap analisis adalah tahapan pengumpulan kebutuhan-kebutuhan dari semua elemen sistem perangkat lunak yang akan di bangun. Pada tahap ini dibentuk spesifikasi kebutuhan sistem, fungsi sistem yang dibutuhkan, performance (unjuk kerja) sistem.

3.        Perancangan Sistem (Design)

membuat rancangan perangkat lunak dengan menggunakan metode perancangan model fungsional yaitu dengan menggunakan model UML (Unifide Modeling Language)  dilanjutkan dengan desain input dan output.

4.        Pembuatan Kode (coding)

Penterjemahan perancangan ke bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin, dengan menggunakan bahasa pemrograman.

5.        Testing

Yaitu verifikasi sistem secara keseluruhan. Setiap kali kode dari sistem telah dibuat maka akan dilakukan pengujian untuk memastikan bahwa semua pernyataan sudah di uji. Selain itu pengujian dilakukan untuk menemukan kesalahan-kesalahan dan memastikan input memberikan hasil yang diharapkan..

2.5   Perawatan (Maintenance)

Maintenance seringkali diterjemahkan sebagai perawatan atau pemeliharaan. Perawatan atau pemeliharaan adalah konsepsi dari semua aktivitas yang diperlukan untuk menjaga atau mempertahankan kualitas fasilitas/mesin agar dapat berfungsi dengan baik seperti kondisi awalnya. (Ansori dan Mustajib, 2013:2)

Dalam menjaga kesinambungan proses transportasi pada fasilitas dan peralatan dalam hal ini kendaraan seringkali dibutuhkan kegiatan pemeliharaan seperti pembersian (cleaning), inspeksi (inspection),  pelumasan (oiling) serta pengadaan suku cadang (stock spare part) dari komponen kendaraan. Masalah perawatan mempunyai kaitan erat dengan tindakan pencegahan (preventive( dab perbaikan (corrective). Tindakan probematika perawatan tersebut berupa (Ansori dan Mustajib, 2013:3) yaitu:

a.       Pemeriksaan (inpsection), yaitu tindakan yang ditujukan untuk sistem atau mesin agar dapat mengetahui apakah berada dalam kondisi yang diinginkan.

b.       Service yaitu tindakan atau tujuan untuk menjada suatu sistem atau mesin yang biasanya telah diatur dalam buku petunjuk pemakaian mesin atau kendaraan.

c.       Penggantian Komponen (Replacement) yaitu tindakan penggantian komponen-komponen yang rusak atau tidak memenuhi kondisi yang diinginkan. Tindakan ini dapat dilakukan secara mendadak atau dengan perencanaan pencegahan terlebih dahulu.

d.       Perbaikan (Repairment), yaitu tindakan perbaikan yang dilakukan pada saat terjadi kerusakan kecil.

e.  Overhaul, tindakan besar-besarn yang biasanya dilakukan pada akhir periode tertentu.

2.6  Preventive Replacement

            Preventive Replacement sering disebut preventive maintenance adalah rencana pemeliharaan pada pabrik dan perlengkapan pabrik. Hal ini  merupakan rancangan yang didesain untuk meningkatkan penggunaan pada mesin (Efendy, 2008: 572).

            Teori lain menjelaskan Preventive replacement merupakan perawatan yang dilakukan secara terencana untuk mencegah terjadinya potensi kerusakan yang mengakibatkan penggantian sparepart yang belum habis masa pakainya. Preventive maintenance merupakan kegiatan perawatan dan pemeliharaan yang dilakukan untuk mencegah timbulnya kerusakan yang tidak terduga dan menemukan kondisi dan keadaan yang menyebabkan fasilitas kendaraan terjadi kerusakan pada saat digunakan. (Ansori dan Mustajib, 2013:5).

2.6   Untuk mencapai keberhasilan dengan preventive maintenance yang telah dikembangkan, harus diuji, dikoreksi dan disesuaikan dengan frekuensi sistem penjadwalan kegiatan. Penjadwalan harus dapat memaksimalkan kondisi objek yang dijadwalkan. Parameter dan Fungsi Keandalan

Parameter yang diterapkan dalam pemrograman untuk membangun suatu sistem informasi pemerliharaan dengan metode preventive replacement yaitu Mean Time To Failure (MTTF) dan Mean Time To Repair (MTTR). MTTF  merupakan nilai rata-rata waktu kegagalan yang akan datang dari sebuah sistem (komponen). Untuk sistem yang dapat direparasi, maka MTTF adalah masa kerja suatu komponen saat pertama kali digunakan atau dihidupkan sampai unit tersebut akan rusak kembali atau perlu diperiksa kembali. Mean Time To Repair (MTTR) adalah waktu rata-rata untuk waktu pengecekan atau perbaikan saat komponen atau unit tersebut diperiksa sampai komponen atau unit tersebut digunakan atau dihidupkan kembali. (Efendy, 2008: 575).

            Karena perhitungan MTTF dan MTTR sama maka didefnisikan dengan :

a.       Distribusi Normal                            

       MTTF / MTTR = 

b.      Distribusi Lognormal

MTTF / MTTR = exp

c.       Distribusi Weibull

            MTTF / MTTR =

d.      Distribusi Exponensial

            MTTF / MTTR =

Dari beberapa paramater di atas maka dapat ditentukan rata-rata waktu antar kegagalan (Mean Time Between Failure/MTBF) dimana parameter ini digunakan untuk mengukur keandalan suatu komponen kendaraan. Rumusan MTBF adalah

    

      MTBF = MTTF + MTTR

2.7  MySQL

MySQL merupakan bahasa yang dikembangkan dari bahasa SQL (Structured Query Language). SQL sendiri merupakan bahasa yang terstruktur yang digunakan untuk interaksi antara script program dengan database server, dalam hal ini pengolahan data dengan SQL kita dapat membuat label yang nantinya akan diisi dengan data, memanipulasi data (misalnya menambah data, menghapus data dan memperbarui data) serta membuat suatu semakin kompleks dan memungkinkan dibuatnya aplikasi database yang canggih.

2.8  Unified Modelling Language (UML)

UML adalah sebuah “bahasa” yang telah menjadi standar dalam industri untuk visualisasi, merancang dan mendokumentasikan sistem piranti lunak. Berdasarkan teori dari Munawar (2005:17) menjelaskan bahwa Unified Modelling Language (UML) adalah alat bantu yang menyediakan bahasa pemodelan visual yang memungkinkan bagi pengembang sistem untuk membuat cetak biru atas visi mereka dalam bentuk yang baku, mudah dimengerti serta dilengkapi dengan mekanisme yang efektif untuk berbagi (sharing) dan mengkomunikasikan rancangan mereka dengan yang lain.

2.9    Perancangan Sistem

2.9.1  Use Case Diagram

Use case Diagram terdiri dari 2 (dua) aktor yang masing-masing aktor memiliki wewenang untuk mengakses sistem. Aktor marketing mengakses seluruh sistem, sedangkan

customer dapat mengakses keseluruhan kecuali input data.

Gambar 2.1 Use Case Diagram

2.9.2 Actifity Diagram

          Dalam activity diagram menjelaskan kegiatan yang dilakukan oleh aktor dalam sistem. Activity diagram terdiri dari aktor marketing dan customer.

Gambar 2.2 Actifity Diagram Staff

3.             HASIL

            Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan pada PO TOP Travel Palembang, hasil akhir dari semua kegiatan dan tahapan-tahapan perancangan sistem yang telah dilakukan merupakan penerapan dari analisa dan perancangan yang telah diuraikan pada bab sebelumnya yang terdiri dari desain file, desain input, dan desain basis data. Sedangkan aplikasi yang digunakan Php.

3.1 Tampilan Halaman Login

Form login adalah form untuk masuk ke dalam halaman utama. Hal login berisikan dua field yaitu username dan password. Hanya user yang telah memiliki id dan password yang dapat melanjutkan untuk mengakses halaman utama. Pada gambar merupakan tampilan interface halaman login.

Gambar 3.1 Tampilan  Halaman Login

3.2 Tampilan Halaman Utama

Halaman utama merupakan kontrol navigasi untuk seluruh menu dalam aplikasi, terdiri dari 8 (delapan) icon sub menu. Untuk mengakses menu user hanya melakukan klik pada salah satu icon yang ada di sebelah kiri halaman utama. Adapun tampilan interface halaman utama seperti pada gambar.

Gambar 3.2  Tampilan Halaman Utama

3.3  Input Data Trayek

Input data trayek digunakan untuk melakukan pemasukan data trayek, dimana sebelum melakukan aktivitas lain data trayek ini harus diinput terlebih dahulu. Dari menu utama pilih data trayek lalu akan muncul laporan daftar trayek

            

Gambar 3.3  Input Data Trayek

Untuk melakukan tambah data tekan pada tombol perintah tambah data

Halaman ini terdiri dari 4 (empat) field yang harus diisi dan untuk menyimpan cukup dengan menekan pada tombol perintah add trayek. Adapun tampilan data trayek.

3.4   Input Data Armada

 Input data armada digunakan untuk memasukkan data armada kendaraan yang dimiliki oleh TOP travel Palembang. Adapun data armada yang diinputkan terdiri dari 7 (tujuh) item data. Tampilan input data armada seperti pada gambar.

Gambar 3.4 Input Data Armada

Tekan tombol tambah dari halaman Armada , lalu akan muncul halaman input data armada sebagai berikut :

3.5  Input Data Sparepart

            Input Data sparepart digunakan untuk memasukkan data-data komponen kendaraan yang akan dilakukan perbaikan atau perawatan sesuai dengan jadwal yang ditentukan. Adapun item data komponen terdiri dari 2 (dua) item yaitu kode komponen dan nama komponen. Tampilan halaman pemasukan data sparepart atau komponen seperti pada gambar.

 

    Gambar 3.6  Input Data Sparepart

Tekan tombol tambah dari halaman input data maintenance, lalu akan muncul halaman input data maintenance sebagai berikut :

 

3.7    Input Data Jadwal Maintenance

Input data jadwal maintenance digunakan untuk memasukan data-data jadwal maintenance atau perawatan kendaraan. Sebelum melakukan input data jadwal perawatan, terlebih dahulu harus dimasukkan data-data kendaraan dan komponen atau spare part. Tampilan input data jadwal maintenance seperti pada gambar.

Gambar 3.8  Input Data Jadwal Maintenance

Tekan tombol tambah dari halaman input data Jadwal Maintenance, lalu akan muncul halaman input data maintenance sebagai berikut :

3.9    Input Data Maintenance

Input data maintenance digunakan untuk memasukkan data-data maintenance seusai dengan jadwal yang talah ditentukan. Sebelum menjalankan menu ini, data penjadwalan dan data lainnya seperti data trayek dan data armada kendaraan sudah harus diinput terlebih dahulu. Adapun tampilan input data maintenance seperti pada gambar.

Gambar 3.10  Input Data maintenance

Tekan tombol tambah dari halaman input data maintenance, lalu akan muncul halaman input data maintenance sebagai berikut :

Gambar 3.11 Daftar Trayek

Daftar trayek menginformasikan trayek-trayek yang dimiliki oleh top travel Palembang. Adapun dalam laporan daftar trayek terdapat fasilitas pencarian atau filter data.

.

Gambar 3.12 Daftar Trayek

Filter data berupa penyaringan data berdasarkan rute tertentu untuk mengetahui jumlah kendaraan pada setiap trayek. Masukkan data rute lalu pilih tombol search. Selanjutnya di layar akan ditampikan data dengan kriteria yang diinginkan. Untuk mengembalikan seperti semula, kosongkan pada item filter lalu tekan tombol search.

3.13   Daftar Armada

Daftar Armada menginformasikan jumlah armada yang dimiliki oleh top travel Palembang. Adapun dalam laporan daftar armada terdapat fasilitas pencarian atau filter data

 

 Gambar 3.13  Daftar Armada

Filter data berupa penyaringan data berdasarkan rute tertentu untuk mengetahui jumlah kendaraan pada setiap trayek. Masukkan data rute lalu pilih tombol search. Selanjutnya di layar akan ditampikan data dengan kriteria yang diinginkan. Untuk mengembalikan seperti semula, kosongkan pada item filter lalu tekan tombol search.

4.   SIMPULAN

     Berdasarkan hasil yang telah diperoleh dari tahap-tahap penelitian maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :

1.            Dengan adanya aplikasi ini maka akan sangat membantu proses penjadwalan perawatan kendaraan untuk memperlama umur komponen suku cadang.

2.            Aplikasi yang dihasilkan dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman Php terdiri dari sebuah halaman dengan beberapa sub menu antara lain trayek, armada, sparepart, penjadwalan, maintenance dan laporan.

3.            Aplikasi yang dihasilkan dapat membantu aktivitas perawatan kendaraan terutama pada bagian maintenance yang dilakukan di TOP Travel Palembang.

4.            Dalam hal penyimpanan data aplikasi terkoneksi dengan basis data MySql.

DAFTAR RUJUKAN

Ansori dan Mustajib,(2013),Perawatan Kendaraan, Yogyakarta : Liberty.

Efendy, Y. (2008).Perancangan Model Preventive Maintenance dengan Desain
Modularity. Elex Media Komputindo.

Mc. Leod,(2001),Sistem Informasi Lanjutan, Yogyakarta : Graha Ilmu..

Whitten, L. J, (2004), Metode Design dan Analisis Sistem (Edisi 6), Yogyakarta : Penerbit Andi